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小小工作单,大大提效率——有效应对电商运营中的杂事...

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发表于 2016-5-18 14:50:14 | 显示全部楼层 |阅读模式

      在电商企业流程管理的初期,或许我们已经明白了流程管理的重要性,但在制作流程的时候会逐渐发现:做出一个易执行、高效率的流程似乎没那么容易。我们先来看一下制作流程要分析什么:

1 流程从哪里开始,到哪里结束?

2 流程中涉及到哪些工作岗位?这些工作岗位又对应哪些人?

3 流程中都要做什么事情?这些事情的先后顺序是什么?

4 流程中要传递哪些信息和数据?这些信息和数据分别由谁传递给谁?

      这四点看上去简单,但要想彻底理顺,往往要耗费很多时间和精力。那么问题来了:那么多杂事乱事,等我一个一个流程制作完毕,黄花菜都凉了!有没有办法可以立刻见效的?当然有!做一个不限在哪里开始结束、不限岗位和人、不限做什么事情、可以随意传递信息的万用流程就OK了!

      说的好像很厉害的样子,其实这个流程就是:可以自由流转的“工作单”。

      日常管理中,我们会接触到很多单据。例如发货单、出库单、入库单、报销单、请假单等等,这些单据其实就是工作单的一种延伸应用罢了。只要用流程管理的思路做一个“工作单”流转起来,那么我们会发现所有的杂事乱事会突然变的高效且有序。具体怎么做?我们来看案例。

       说到到货通知,是客服经常会碰到的事情。客户想要的型号、颜色没有了,客服往往会告诉客户:“亲,等到货了通知您哦”。但事实上呢?能真正通知客户的很少很少。不是客服不想通知,只是事情太多、太忙忘记了。有心的客服会自己记录下来,去替客户操心,但这样的好员工太少了!

       好,我们现在换流程管理的思路来做这件事情。我们让客服每遇到到货通知的时候,填一个工作单,内容只用写一句话:“某某客户,某某产品,到货通知”,然后将这个工作单流转到库管那里。库管收到工作单后,只要在相关产品到货后,在单子上标注:“某某产品已到货”,然后将工作单交回给客服。客服收到工作单后,即可马上通知客户,然后在工作单上标注:“已通知”,再然后工作单归档。

       我们看一下整个流程,客服和库管只要依据工作单进行登记和流转即可完成工作,极大的降低了因遗忘或信息传递出错而造成的失误率。电商运营中各种繁杂的事情,都可以用这个“工作单”来进行有效管理,我们会发现整个团队工作效率会有效的多!

       我们要注意保证工作单系统运作起来的三个要素:

       1 一定要在工作单上登记准确的、要传递的信息

       2 一定要让工作单流转到下一个操作人手里

       3 工作完成后一定要将工作单归档备查

当然,这套工作单的方法用信息化工具是最可靠的,否则纸质工作单的传递及保管也会出现不可控因素,查阅起来也不方便。幸好市面上已有免费的流程工具可以使用,有兴趣的朋友可以加我关注,发送“工具”进行索取,如果有疑问也可发给我,我会逐一回复。


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